Slider

 

La décision de déployer une solution de gestion documentaire résulte souvent d’une crise ou d’une tension dans la gestion de l’information : une nécessité à mettre en place une organisation plus structurée, une traçabilité des documents ou  leur meilleure utilisation.

Le passage au numérique représente de nombreux avantages pour l’entreprise et ses collaborateurs et fournit le plus souvent une réponse adaptée.

Les crises peuvent se manifester de différentes façons :

– l’impossibilité de reconstituer une dossier client complet dans un délai raisonnable,

– retrouver la dernière version d’un document électronique qui a demandé des jours de travail.

Bien qu’insidieuse dans notre ère hautement numérique, la crise la plus fréquente est probablement la « perte par dilution ». Dilution d’une information importante dans un ensemble beaucoup trop vaste.

Les tensions résultent, elles, des difficultés chroniques dans l’usage des documents ou de temps perdu.
Le temps perdu est le facteur le plus fréquemment cité.  La réutilisation de documents existants pose également problème surtout lorsque l’organisation et l’efficacité du travail se dégradent par l’augmentation de documents autonomes.

Nous vivons ici une vrai perte de productivité par manque d’organisation, de traçabilité ou visibilité de l’organisation documentaire.